Cara Membuat Pembukuan Warung Sembako, dari Nol

Laci warung penuh setiap sore, dan itu terasa seperti kabar baik. Persoalannya muncul di akhir bulan, waktu Anda mencoba menjawab satu pertanyaan sederhana: dari semua uang yang lewat, berapa yang benar-benar menjadi milik Anda.

Artikel ini menjawabnya dengan cara yang bisa dimulai hari ini, dengan buku tulis sekalipun. Tidak ada langkah yang menuntut perangkat lunak, dan tidak ada langkah yang boleh dilewati kalau Anda ingin angkanya benar.

Uang di laci bukan untung

Uang yang ada di laci sore ini adalah campuran dari beberapa hal yang berbeda asalnya:

• Modal barang yang baru saja terjual. Ini uang yang harus kembali menjadi stok besok pagi. Dalam akuntansi namanya Harga Pokok Penjualan atau HPP, artinya modal barang yang terjual.
• Selisih harga jual di atas modal. Ini calon untung, dan belum tentu menjadi untung.
• Uang yang belum tentu hak Anda. Titipan, uang kembalian yang belum diambil, atau setoran pribadi yang kebetulan masuk ke laci yang sama.

Selama ketiganya bercampur dalam satu tumpukan, tidak ada cara menghitung untung selain menebak. Pembukuan warung, sesederhana apa pun bentuknya, adalah pekerjaan memisahkan ketiganya.

Yang perlu dipisahkan lebih dulu

Uang usaha dan uang pribadi. Ini pemisahan yang paling menentukan dan paling sering dilewati. Anda belum perlu membuka rekening baru untuk memulainya. Tetapkan satu tanggal, hitung uang yang ada di warung pada tanggal itu, dan catat sebagai saldo awal atau modal. Semua yang terjadi setelah tanggal itu dicatat; yang sebelumnya tidak diurus dulu.

Uang masuk dan penjualan. Keduanya sering dianggap sama, dan bedanya penting. Penjualan adalah nilai barang yang Anda serahkan ke pembeli. Uang masuk adalah kas yang benar-benar Anda terima. Kalau ada pembeli yang berutang, penjualannya sudah terjadi sementara uangnya belum masuk.

Belanja stok dan beban. Belanja stok adalah menukar uang dengan barang; nilainya belum hilang, hanya berubah bentuk. Beban adalah uang yang benar-benar habis, misalnya listrik, plastik, atau sewa.

Empat catatan yang sudah cukup untuk warung

Anda tidak memerlukan lima belas buku. Empat catatan berikut sudah menjawab hampir semua pertanyaan pemilik warung.

1. Catatan penjualan harian. Total penjualan hari itu. Satu baris per hari sudah memadai kalau Anda tidak menjual barang bernilai besar.
2. Catatan belanja stok. Tanggal, pemasok, dan nilai belanja. Simpan notanya, karena angka inilah yang membentuk HPP.
3. Catatan beban. Listrik, plastik, sewa, transport belanja, dan pengeluaran kecil lain yang uangnya benar-benar habis.
4. Catatan utang dan piutang. Siapa yang berutang kepada Anda, dan kepada siapa Anda berutang.

Nomor empat adalah yang paling sering hanya ada di kepala, dan yang paling mahal ketika terlupa.

Contoh catatan satu hari

Salin tabel ini ke buku atau spreadsheet Anda. Angkanya contoh; ganti dengan angka warung Anda sendiri.

Tanggal	Keterangan	Jenis	Nilai
01/09/2026	Penjualan hari ini	Penjualan	Rp 1.000.000
01/09/2026	Belanja stok ke agen	Belanja stok	Rp 100.000
01/09/2026	Bayar listrik	Beban	Rp 100.000
01/09/2026	Beli plastik dan label	Beban	Rp 50.000
01/09/2026	Bu Rina ambil beras, bayar besok	Piutang	Rp 10.000

Perhatikan bahwa baris terakhir tidak menambah uang di laci hari itu, tetapi tetap dicatat. Kalau baris seperti ini hilang, penjualan Anda terlihat lebih kecil daripada yang sebenarnya, dan piutangnya menguap dari ingatan dalam beberapa minggu.

Menghitung untung di akhir bulan

Urutannya selalu sama, dan hanya ada tiga langkah:

1. Jumlahkan penjualan sebulan. Termasuk penjualan yang belum dibayar.
2. Kurangi dengan HPP, yaitu modal barang yang terjual. Untuk warung, pendekatan yang cukup baik adalah: stok awal ditambah belanja stok, dikurangi stok akhir yang dihitung ulang di rak.
3. Kurangi dengan beban. Listrik, plastik, sewa, transport, dan sejenisnya.

Hasilnya adalah untung bersih bulan itu. Dalam laporan keuangan, susunan tiga langkah ini bernama Laba Rugi.

Menghitung ulang stok di rak adalah bagian yang paling sering dilewati karena memakan waktu. Tanpa angka itu, HPP hanya bisa ditaksir, dan untungnya ikut menjadi taksiran.

Kesalahan yang paling sering

Mencatat hanya uang yang masuk. Cara ini melewatkan penjualan yang belum dibayar dan menyembunyikan piutang. Angkanya terlihat rapi dan salah.

Menganggap belanja stok sebagai beban. Kalau semua belanja stok dianggap beban di bulan yang sama, bulan dengan belanja besar akan terlihat rugi walaupun penjualannya baik.

Menarik uang untuk keperluan pribadi tanpa dicatat. Uangnya berkurang, penjualannya tidak, dan selisihnya akan terlihat seperti kebocoran yang tidak pernah ketemu penyebabnya.

Berhenti setelah dua minggu. Pembukuan yang berjalan sederhana selama satu tahun lebih berguna daripada pembukuan rinci yang berhenti di minggu ketiga.

Soal kewajiban, supaya jelas

Perlu dinyatakan terus terang: bagi pemilik usaha orang pribadi dengan peredaran bruto di bawah Rp 4.800.000.000 setahun, Direktorat Jenderal Pajak menyatakan pembukuan lengkap tidak diharuskan, dan pencatatan sudah memadai. Jadi artikel ini bukan tentang aturan.

Alasan mengerjakannya tetap ada, dan bentuknya lebih sederhana: tanpa catatan, Anda tidak tahu barang mana yang menghasilkan, siapa yang belum membayar, dan apakah bulan ini benar-benar untung.

Melakukannya di Admos

Empat catatan di atas bisa dijalankan di buku tulis sampai kapan pun. Yang berubah kalau dikerjakan di aplikasi pembukuan adalah langkah penjumlahannya, karena laporannya tersusun dari baris yang sudah Anda catat dan tidak perlu dihitung ulang.

Di Admos, setiap organisasi baru memakai bagan akun standar berisi 147 akun, termasuk akun untuk piutang pelanggan, persediaan, dan beban warung sehari-hari. Setiap transaksi dicatat dengan dua sisi, debit dan kredit, dan keduanya dijaga selalu sama besar di tingkat aplikasi. Laba Rugi, Neraca, dan Buku Besar, yaitu rincian semua transaksi per akun, tersusun dari catatan itu.

Ada juga jalur foto untuk nota belanja: nota difoto, dan Admos menyusun draf jurnalnya untuk Anda periksa lalu setujui. Draf, bukan catatan jadi.

Coba gratis 14 hari: halaman harga Admos.